Propósito y alcance del código de ética

Actuar con integridad es esencial en nuestro trabajo diario. Hacerlo es fundamental para el éxito continuo de Núbol Solutions y para crear un lugar de trabajo donde nuestra gente pueda prosperar.

Nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial (“Nuestro Código”) busca proporcionar orientación sobre lo que se espera de todos nosotros como parte de Núbol Solutions. Debe ayudarte a resolver cualquier dilema, pregunta o inquietud que puedas tener en relación con la conducta empresarial.

Nuestro Código se complementa con un conjunto de políticas globales y locales, que brindan más detalles sobre cómo abordar temas específicos.

Nuestro Código se aplica a todas las empresas y sedes de Núbol Solutions dondequiera que estemos presentes. Es un documento público disponible para todos y sus lineamientos se aplican a:

• Consejo de Accionistas
• Miembros de la Junta Directiva
• Personal de Núbol Solutions
• Terceros (incluye, entre otros, a clientes, proveedores y contratistas)
• Otros grupos de interés

¿Por qué es importante la ética?

Apegarnos a la ética y al cumplimiento en nuestras relaciones comerciales y en nuestra toma de decisiones ayuda a construir nuestra cultura y reputación. Al alinear nuestras prácticas comerciales con un conjunto de principios fundamentales, promovemos una cultura de ética y cumplimiento que se basa en la confianza, y en la cual tanto Núbol Solutions como nuestra gente pueden tener éxito.

Enfocarnos en la ética y la conducta empresarial puede ayudarnos a evitar riesgos. La mala conducta tiene consecuencias para nosotros, nuestra empresa y terceros, que pueden incluir multas sustanciales, sanciones penales y acciones legales y disciplinarias.

Directrices

EN EL LUGAR DE TRABAJO

Salud y seguridad

La salud y la seguridad son nuestra prioridad, y debemos cuidar de nosotros mismos y de los demás. Debemos estar preparados para actuar cuando veamos o sepamos de un riesgo de seguridad. Es necesario que realicemos todas nuestras actividades comerciales de manera segura y eficiente, que cumplamos con todas las regulaciones, leyes, políticas, prácticas, sistemas y procedimientos, asegurando el cuidado de todos en nuestras instalaciones y de otros que puedan verse afectados por nuestras actividades.

Ninguna acción o decisión es tan importante como para justificar el sacrificio de nuestra salud y seguridad, la del personal de Núbol Solutions o la de nuestras partes interesadas.

Se requiere que los empleados y contratistas detengan cualquier trabajo o condición que se considere insegura. Los contratistas deben estar certificados y comprometidos con la salud y la seguridad. Los gerentes y supervisores no solo serán responsables de la salud y seguridad de sus operaciones y de asegurar el cumplimiento de nuestro Sistema de Gestión de Seguridad y Salud (SGSS), sino que también se espera que muestren un compromiso visible otorgando a esto la más alta prioridad como función de su liderazgo.

Núbol Solutions proporciona a su personal los procedimientos, la capacitación y el equipo de protección personal que necesitan para realizar sus trabajos de manera segura. Se requiere seguir los procedimientos y utilizar siempre el equipo de protección correctamente.

Si la función desempeñada requiere coordinar los servicios de terceros (por ejemplo, contratistas), es necesario asegurarse de que sigan los mismos estándares y expectativas de salud y seguridad que se aplicarían al personal de Núbol Solutions.

Derechos humanos

El respeto por los derechos humanos está integrado en la forma de hacer negocios. Se apoya y respeta la protección de los principios de derechos humanos proclamados internacionalmente, tal como se expresan en la Carta Internacional de Derechos Humanos y la Declaración de la Organización Internacional del Trabajo relativa a los principios y derechos fundamentales en el trabajo.

No se tolerará ninguna violación de los derechos humanos en los negocios, la cadena de suministro o en colaboraciones, y se toma muy en serio cualquier acusación de que Núbol Solutions no esté respetando debidamente los derechos humanos.

También existe el compromiso de cumplir con todas las leyes aplicables sobre salarios y horarios que rigen el trabajo, y nunca se utilizará ni aprobará el uso de mano de obra forzada o infantil. Asimismo, se respeta el derecho a la libertad de asociación y el derecho a trabajar en un entorno seguro, saludable y humano.

Acoso y Respeto

No se tolerará ningún tipo de acoso. Respetar a los demás significa tener cuidado con la forma en que se trata a los demás y con la forma en que se produce la comunicación. Es importante considerar cómo se podría hacer sentir a otros empleados, socios y clientes, teniendo en cuenta que el personal proviene de diferentes entornos y las perspectivas pueden variar. Por ejemplo, lo que a una persona le puede parecer una broma divertida, para otra puede resultar ofensivo.

Siempre se debe fomentar un ambiente de respeto mutuo y ofrecer apoyo y aliento. Se pueden promover estos comportamientos teniendo presentes los valores de la empresa, actuando con transparencia y honestidad, manteniendo críticas constructivas y brindando reconocimiento.

Diversidad e inclusión

El éxito se basa en la diversidad y en los orígenes de cada integrante.

El reclutamiento, los ascensos, la capacitación, la compensación y los beneficios deben basarse únicamente en la capacidad, la experiencia profesional y la adhesión a los valores de Núbol Solutions. Se deben valorar las diferencias y brindar un entorno de trabajo inclusivo para todos, incluyendo al personal y a las partes interesadas. También se deben seguir las leyes y prácticas locales y no se deben tomar decisiones de empleo ni discriminar basándose en características protegidas por la ley, que incluyen: edad, raza, origen étnico, religión, género, discapacidad, estado civil u orientación sexual.

Trabajar en Núbol Solutions también significa crear y mantener un entorno de trabajo seguro, inclusivo y productivo para todos.

Se debe promover una atmósfera de apertura, valentía, generosidad y respeto que permita a todo el personal de Núbol Solutions dar lo mejor de sí mismo y sentirse libre de plantear preguntas, ideas e inquietudes. Siempre se debe tratar a los demás con dignidad y respeto.

TRATO JUSTO CON NUESTROS GRUPOS DE INTERÉS

Relación con los clientes

Trabajamos para ser la mejor opción para nuestros clientes realizando todas nuestras actividades de manera justa, profesional y con integridad. No debemos discriminar a clientes ni mercados.

Alentamos a nuestros clientes a cumplir con los estándares de Nuestro Código y la ley. Debemos informar si nuestros clientes o socios participan en actividades ilegales o poco éticas.

Solo debemos comprometernos a lo que podemos cumplir. Si una circunstancia imprevista imposibilita el cumplimiento de un compromiso con nuestro cliente, debemos notificar a nuestro supervisor inmediato y al cliente.

No debemos hacer afirmaciones falsas sobre la calidad o disponibilidad de nuestros productos, fechas de entrega y condiciones de pago. Comercializamos nuestros productos y servicios de manera honesta y precisa, y esperamos que los clientes actúen con la misma integridad.

Siempre debemos llevar a cabo nuestro negocio de una manera que respete a nuestros clientes, incluyendo el respeto por las costumbres y tradiciones locales.

Relación con los proveedores

Siempre debemos gestionar nuestras relaciones con los proveedores con honestidad, respeto e integridad, ofreciendo igualdad de oportunidades a todas las partes, incluyendo la igualdad de oportunidades para licitar y ganar contratos. Nuestro proceso de compras debe ser consistente, respetuoso y confidencial.

Nuestros criterios para la selección de proveedores son: precios competitivos, calidad, experiencia, servicio y adhesión a prácticas comerciales sostenibles.

El alta de proveedores debe seguir las directrices establecidas y la documentación pertinente debe ser proporcionada y aprobada antes de que podamos entablar una relación comercial. Los plazos de pago y otras obligaciones contractuales deben adherirse a las políticas de Núbol Solutions.

Relación con la comunidad

Nuestra capacidad para operar como una empresa responsable es fundamental para nuestro modelo de negocio, ya que nos permite crear impactos positivos que generen un valor sustancial para Núbol Solutions y para la sociedad, tomando en cuenta criterios económicos, sociales y ambientales.

Buscamos construir un futuro mejor comprendiendo las expectativas de los grupos de interés, gestionando los impactos de Núbol Solutions y trabajando con terceros en iniciativas que cumplan con esa visión.

Al considerar la participación de Núbol Solutions en programas económicos, sociales y ambientales, siempre debemos cumplir con la ley; aseguramos que los programas, acciones o patrocinios sean aprobados por las autoridades locales; aseguramos que el director de país o el presidente de la región de Núbol Solutions apruebe nuestra participación; y nos aseguramos de que la empresa no asuma obligaciones y responsabilidades que pertenecen a entidades gubernamentales u otras organizaciones. Debemos garantizar que no creamos ni promovemos ninguna dependencia hacia Núbol Solutions.

Nuestro comportamiento en la comunidad siempre debe reflejar los valores de Núbol Solutions.

Nuestra participación en eventos no patrocinados por la empresa no puede interferir con nuestro desempeño laboral. Al participar en estos eventos en nuestro tiempo libre (o durante horas laborales con el consentimiento de Núbol Solutions), nunca debemos crear falsas expectativas de apoyo ni dar a entender que la empresa contribuirá con el evento u organización de alguna manera. Como empleados, no podemos solicitar ni aceptar ninguna asistencia o beneficio personal de ningún funcionario público o persona privada a cambio de nuestro apoyo.

Por otro lado, buscamos contratar personal local calificado y fomentar relaciones con proveedores locales calificados. Todas las decisiones de empleo se toman en función de la capacidad, la experiencia profesional y la adhesión a nuestros valores corporativos.

Relación con el Gobierno

Trabajamos con respeto e integridad con todas las agencias y funcionarios gubernamentales en todo el mundo.

Las agencias gubernamentales pueden actuar como reguladores, terceros, accionistas o promotores. Siempre debemos llevar a cabo nuestras actividades comerciales con agencias y funcionarios del gobierno de manera coherente con los valores de Núbol Solutions, Nuestro Código, nuestras políticas y la ley.

Además de adherirse a los principios descritos en Nuestro Código bajo la sección de “Relación con los Clientes”, los miembros del personal cuyas funciones involucren ventas a agencias gubernamentales deben conocer y cumplir con todos los requisitos legales que rigen cada transacción en particular. Para las transacciones en las que las agencias gubernamentales actúen como proveedoras de bienes o servicios, debemos cumplir con los principios establecidos en Nuestro Código, nuestras políticas y todas las leyes aplicables.

Las agencias gubernamentales que sean accionistas de cualquier empresa de Núbol Solutions deben recibir siempre el mismo trato que todos los demás accionistas. Ningún accionista individual debe tener preferencia sobre los demás.

Antes de establecer un contacto comercial con una entidad o funcionario gubernamental, debemos asegurarnos de tener la autorización para interactuar con ellos en nombre de Núbol Solutions y de comprender todas las políticas y reglas de la empresa, así como todas las regulaciones y leyes que podrían aplicarse. Si de alguna manera no estamos seguros o tenemos dudas sobre una relación comercial con agencias o funcionarios gubernamentales, debemos preguntar primero y plantear nuestras inquietudes al departamento Legal.

Medio Ambiente

Nuestro negocio debe llevarse a cabo siempre de manera sostenible y ambientalmente responsable. EstNuestro negocio debe llevarse a cabo siempre de manera sostenible y ambientalmente responsable. Estamos comprometidos a mitigar los impactos ambientales y sociales que nuestras sedes o ubicaciones tienen en las comunidades que las rodean.

Logramos esto mediante:

• El monitoreo y control de la contaminación.
• La gestión del suelo y la conservación de la biodiversidad en nuestras instalaciones y sus alrededores.
• La minimización de molestias como el ruido, las vibraciones o el tráfico.
• La optimización del uso del agua y la reducción y el reciclaje de residuos.

Nuestras metas son monitoreadas continuamente y revisadas y actualizadas regularmente. Proporcionamos los recursos necesarios para educar, capacitar y supervisar a nuestros empleados y contratistas en la gestión adecuada de los aspectos ambientales de nuestras operaciones.

También debemos estar preparados para reportar posibles riesgos ambientales.

Se espera que todas las sedes de Núbol Solutions implementen nuestro Sistema de Gestión Ambiental (SGA) como un mecanismo clave para la evaluación del impacto ambiental, la interacción con las partes interesadas y la respuesta ante accidentes. Los gerentes son responsables de definir claramente los roles y responsabilidades ambientales, proporcionar los recursos adecuados y medir, revisar y mejorar continuamente el desempeño ambiental de Núbol Solutions.

Trabajamos con los gobiernos y la sociedad para promover mecanismos efectivos que apoyen la mejora ambiental, y mantenemos una comunicación abierta con nuestros empleados, contratistas, comunidades y partes interesadas para dar a conocer nuestros avances.

CUMPLIMIENTO EN LAS OPERACIONES

Antimonopolio (Libre competencia)

IAdemás de cumplir con las políticas de antimonopolio y competencia leal de Núbol Solutions, debemos acatarnos a todas las leyes y regulaciones de competencia en cada país donde operamos.

Si tenemos preguntas o necesitamos reportar alguna actividad que consideremos que viola la ley o nuestras políticas, debemos contactar al departamento Legal.

Nuestra política prohíbe aprovecharse injustamente de nuestra posición de mercado en cualquier área geográfica o de producto. Debe existir una razón comercial legítima (como diferencia de costos o participación en una licitación competitiva) para vender el mismo producto a diferentes precios a clientes en situaciones similares. No debemos celebrar acuerdos con competidores para limitar ilegalmente el comercio. Ejemplos de estos acuerdos ilegales incluyen, entre otros, la fijación de precios, boicots grupales y la manipulación de licitaciones.

Debemos consultar al departamento Legal antes de redactar y firmar acuerdos, contratos o tomar acciones que puedan violar las leyes que rigen el comercio y la competencia.

Si bien el contacto con competidores es inevitable y puede ser legítimo (por ejemplo, cuando un competidor es también cliente o proveedor), en caso de duda, debemos consultar a un representante Legal antes de realizar cualquier contacto.

También debemos evitar acciones que puedan parecer destinadas a excluir o poner en desventaja a competidores actuales o potenciales. Las medidas competitivas siempre deben estar justificadas por consideraciones comerciales sólidas. Combatir a una empresa específica o tomar medidas para expulsarla del mercado es ilegal.

• Solo obtenemos información del mercado o de competidores a través de fuentes públicas y legítimas.
• Documentamos cualquier fuente pública de información de mercado o competencia.
• Revisamos las ofertas públicas con nuestro departamento Legal local y garantizamos el manejo correcto de la información sensible.
• Al asistir a reuniones de asociaciones comerciales, recibimos por adelantado la agenda correspondiente, una lista firmada de asistentes y actas firmadas por todos los miembros.
• Obtenemos retroalimentación de nuestro departamento Legal local antes de presentar propuestas de condiciones de venta, promociones o incentivos a proveedores, distribuidores o clientes.
• No discutimos los siguientes términos con competidores directos o clientes-competidores: precios actuales o futuros, costos, márgenes, estrategias de ventas, descuentos, incentivos o términos con clientes específicos.

No acordamos ni discutimos acuerdos para:

• Restringir precios.
• Restringir negociaciones o planes promocionales.
• Restringir los clientes o tipos de clientes a quienes nuestros clientes pueden revender.
• Exigir exclusividad a los clientes.
• Acordar términos de crédito y precios, descuentos o incentivos actuales o futuros.
• Acordar términos o condiciones de venta.
• Bloquear a competidores o distribuidores.
• Establecer utilidades o márgenes.
• Restringir territorios de venta o mercados geográficos.
• No discutimos con terceros las prácticas corporativas o comerciales de otro tercero.
• No condicionamos la venta o compra de un producto a la venta o compra de otro producto.

Anticorrupción

Núbol Solutions prohíbe al personal prometer o proporcionar cualquier cosa de valor a funcionarios gubernamentales o terceros para obtener una ventaja indebida o influir incorrectamente en cualquier decisión.

También prohibimos aceptar o exigir cualquier cosa de valor para influir en nuestra toma de decisiones en nombre de Núbol Solutions.

Las leyes anticorrupción y antisoborno pueden ser complejas; por lo tanto, si no estás seguro sobre un tema o incidente, debes preguntar o plantear tus inquietudes al departamento Legal.

• Núbol Solutions prohíbe al personal prometer o proporcionar cualquier cosa de valor a funcionarios gubernamentales o terceros para obtener una ventaja indebida o influir incorrectamente en cualquier decisión.
• También prohibimos aceptar o exigir cualquier cosa de valor para influir en nuestra toma de decisiones en nombre de Núbol Solutions.
• Las leyes anticorrupción y antisoborno pueden ser complejas; por lo tanto, si no estás seguro sobre un tema o incidente, debes preguntar o plantear tus inquietudes al departamento Legal.
• No podemos ofrecer nada para obtener permisos o licencias, para retener o ganar negocios, para obtener cualquier ventaja o para intentar influir indebidamente en decisiones, particularmente con funcionarios del gobierno.
• Además, no debemos contratar a un tercero para que actúe como representante, intermediario o agente para realizar dichas actividades por nosotros. Antes de tratar con cualquier tercero, debemos asegurarnos de que sea de buena reputación, acepte cumplir con las disposiciones de Nuestro Código y firme la Declaración de Cumplimiento incluida en nuestra política anticorrupción. El departamento Legal te asistirá en realizar previamente una revisión exhaustiva de debida diligencia y en documentar la relación.
• Solo entregamos obsequios y cortesías de acuerdo con las políticas de Núbol Solutions.
• Obtenemos la aprobación por escrito de nuestro supervisor inmediato, del departamento Legal local y del director de país antes de realizar cualquier pago o recibir reembolsos de gastos de un funcionario gubernamental.
• Mantenemos cuentas, libros y registros veraces y precisos.
• Verificamos la identidad y antecedentes de beneficiarios de patrocinios, donaciones o caridad y obtenemos autorización según las políticas aplicables.
• No pagamos artículos que no podamos respaldar con un recibo o factura.
• No permitimos pagos en efectivo por adelantado ni cualquier otro tipo de arreglo de pago inusual que no se adhiera a las políticas de la empresa.

Lavado de dinero

Debemos reconocer las señales del lavado de dinero y asegurarnos de no facilitar ni apoyar el proceso de ocultar el origen de fondos ilícitos provenientes de actividades criminales o terroristas a través de nuestros negocios legítimos.

El lavado de dinero es el proceso de ocultar la naturaleza y el origen del dinero u otros bienes relacionados con actividades delictivas —como el narcotráfico, el terrorismo, el soborno o la corrupción— integrando ese dinero o propiedad ilícita en el flujo comercial de manera que parezca legítimo o que no se pueda identificar su verdadera fuente o propietario. Las personas involucradas en actividades delictivas intentan ocultar las ganancias de sus delitos o hacer que parezcan legítimas “lavándolas” a través de empresas legales.

Si tiene alguna inquietud sobre pagos, transacciones o sobre realizar negocios con cualquier parte que se niegue a proporcionar detalles de la operación o información de identidad, o si sospecha de cualquier participación en actividades de lavado de dinero, debe informar inmediatamente dichas inquietudes a través del departamento Legal.

Cumplimiento del comercio internacional

Como empresa internacional, ofrecemos nuestros productos y servicios en todo el mundo y debemos cumplir con las leyes antimonopolio, las sanciones económicas y los controles comerciales dondequiera que hagamos negocios. Antes de participar en cualquier transacción de importación o exportación, debemos consultar al Departamento Legal.

Debemos estar al tanto de cualquier sanción comercial que pueda aplicarse a nuestro negocio. Estos asuntos suelen ser complejos y están sujetos a cambios frecuentes.

También debemos estar alerta ante llamados a boicots ilegales y evitarlos. Según algunas leyes internacionales, no debemos cooperar con ninguna solicitud de boicot o prácticas asociadas de restricción comercial. Esto significa que no podemos tomar ninguna medida, proporcionar información ni realizar declaraciones que puedan considerarse como participación en un boicot extranjero ilegal.

Cumplimiento Normativo

Operamos internacionalmente y estamos sujetos a muchas leyes y regulaciones. También nos reunimos con frecuencia con representantes gubernamentales durante nuestras actividades. En todo momento debemos tratar con honestidad y cooperación a los representantes del gobierno y tratarlos con respeto.

Cuando un representante gubernamental solicita información o documentos que están en posesión de Núbol Solutions, dichas solicitudes deben coordinarse con los departamentos Legal y de Relaciones Públicas.

Los supervisores deben asegurarse de estar familiarizados con las leyes y reglamentos que rigen la unidad de negocio de la que son responsables, y de estar preparados para gestionar los riesgos regulatorios que puedan enfrentar.

SOBRE LA TOMA DE DECISIONES RESPONSABLE

Conflicto de intereses

La sola apariencia de un conflicto de intereses puede poner en riesgo nuestra reputación personal y la de nuestra empresa.

No debemos celebrar ningún acuerdo ni realizar negocios que compitan directa o indirectamente con Núbol Solutions. No debemos usar nuestra posición para obtener oportunidades o beneficios indebidos, incluyendo, entre otros: obsequios, préstamos, oportunidades de inversión, empleos externos, oportunidades contractuales o transacciones personales.

No debemos contratar a alguien solo por ser familiar o amigo nuestro o de otro empleado de Núbol Solutions. Sin embargo, la contratación de familiares y amigos está permitida cuando son los candidatos más calificados y se siguen los procedimientos de contratación adecuados. Podemos referir a familiares y amigos por escrito al departamento de Recursos Humanos, pero debemos abstenernos de cualquier influencia o participación posterior.

También debemos estar atentos a posibles conflictos de intereses en las relaciones de supervisión una vez contratados. No debemos permitir el favoritismo; los empleados deben ser evaluados únicamente según su talento y mérito. No debemos influir ni participar en cambios de carrera (traslados, asignaciones, ascensos), evaluaciones (revisiones de desempeño) o decisiones de compensación de cualquier familiar o amigo. Debemos evitar cualquier supervisión directa o indirecta (con hasta dos niveles de diferencia) entre familiares o amigos.

Debemos vigilar cuando nuestras posiciones cambien, ya que los ascensos o traslados podrían crear un conflicto de intereses donde antes no existía.

Para evitar conflictos de interés, no podemos actuar como proveedores de nuestra empresa ni tener intereses con ningún proveedor. No debemos participar ni influir, directa o indirectamente, en ningún proceso de cotización, negociación o toma de decisiones relacionado con clientes y proveedores que sean familiares. Además, debemos notificar al departamento Legal y a Recursos Humanos si una empresa que es, o pretende ser, cliente o proveedor de Núbol Solutions es propiedad de uno de nuestros familiares o amigos.

En ocasiones, nuestros accionistas también pueden actuar como clientes o proveedores. Debemos tratar a los accionistas que deseen tener una relación comercial con la empresa de la misma forma que a cualquier otro grupo de interés, sujetos a los mismos procedimientos y términos.

Los miembros de la Junta Directiva y los altos ejecutivos deben informar al departamento Legal sobre cualquier transacción o relación significativa que pueda dar lugar a un conflicto de intereses, notificando dicha revelación a la Junta Directiva.

Obsequios y cortesías
Debemos evitar incluso la apariencia de que no estamos comprometidos con los intereses de nuestra empresa.

No se nos permite solicitar ni aceptar ningún regalo que pueda influir (o parecer influir) en nuestra capacidad para tomar decisiones objetivas que favorezcan los intereses de Núbol Solutions. Nunca debemos buscar ni estructurar un trato basado en un regalo, servicio o cortesía de un cliente, proveedor, consultor u otro tercero.

Además, con excepción de obsequios legítimos como materiales promocionales de valor bajo o nominal (no de lujo) y otras cortesías estándar descritas anteriormente, no se nos permite recibir regalos. Si bien nunca podemos aceptar efectivo o equivalentes de efectivo, ocasionalmente podemos aceptar cortesías si el costo, la naturaleza y la frecuencia del evento son justificables para fines comerciales.

Al ofrecer obsequios o cortesías, debemos seguir todos los procedimientos de gastos de Núbol Solutions, obtener las aprobaciones necesarias —incluida la autorización por escrito del supervisor inmediato— y asegurar que todos los gastos se registren correctamente. Todos los obsequios, comidas, viajes y hospitalidad deben ofrecerse de acuerdo con nuestra política anticorrupción y solo si lo permiten las políticas del destinatario y las leyes locales. Las cortesías comerciales brindadas a cualquier agencia o funcionario gubernamental deben ser legales, de valor nominal y por razones comerciales legítimas. Además, requieren la autorización por escrito del director de país, el departamento Legal local y el supervisor inmediato.

No debemos solicitar, negociar ni aceptar obsequios de terceros para beneficio propio o de otros, a menos que sea legal, ético y una práctica comercial aceptada (según nuestra política anticorrupción).

No debemos solicitar ni aceptar donaciones para fines benéficos de terceros actuales o potenciales, a menos que Núbol Solutions, en colaboración con otras empresas, decida apoyar campañas para causas específicas.

Obsequios y cortesías

Debemos evitar incluso la apariencia de que no estamos comprometidos con los intereses de nuestra empresa.

No se nos permite solicitar, aceptar ni pedir ningún obsequio que pueda influir (o parecer que influye) en nuestra capacidad para tomar decisiones objetivas que favorezcan los intereses de Núbol Solutions. Nunca debemos buscar ni estructurar un trato basado en un regalo, servicio o cortesía de un cliente, proveedor, consultor, proveedor de servicios u otro tercero.

Asimismo, a excepción de obsequios legítimos como materiales promocionales de valor bajo o nominal (no de lujo) y otras cortesías que sigan las prácticas comerciales estándar descritas anteriormente, no se nos permite recibir regalos ni cortesías. Si bien nunca podemos aceptar efectivo o equivalentes de efectivo, ocasionalmente podemos aceptar cortesías si el costo, la naturaleza y la frecuencia del evento son justificables para fines comerciales.

Al ofrecer obsequios o cortesías, debemos seguir todos los procedimientos de gastos de Núbol Solutions, obtener todas las aprobaciones necesarias —incluida la autorización por escrito de nuestro supervisor inmediato— y asegurar que todos los gastos se registren correctamente con una descripción adecuada y suficiente. Todos los obsequios, comidas, viajes y hospitalidad deben ofrecerse de acuerdo con nuestra política anticorrupción y solo si lo permiten las políticas del destinatario y las leyes locales. Las cortesías comerciales brindadas a cualquier agencia o funcionario gubernamental deben ser legales, de valor nominal, estar permitidas por la ley local y responder a razones comerciales legítimas. Además, todos estos obsequios y cortesías requieren la autorización por escrito del director de país, el departamento Legal local y el supervisor inmediato.

No debemos solicitar, negociar ni aceptar obsequios de terceros para beneficio propio o de otros, a menos que dicha acción sea legal, ética y sea una práctica comercial generalmente aceptada entre Núbol Solutions y estos terceros (según se describe en nuestra política anticorrupción).

No debemos solicitar ni aceptar donaciones para fines benéficos o altruistas de terceros actuales o potenciales, a menos que Núbol Solutions, en colaboración con otras empresas, decida apoyar campañas dedicadas a causas específicas.

Uso de activos ded la empresa

No debemos utilizar los activos de Núbol Solutions para beneficio personal, y debemos asegurarnos de que los activos de la empresa no sean robados, dañados o utilizados indebidamente por otros.

Somos responsables de mantener nuestro entorno de trabajo limpio y ordenado. Además, somos responsables de mantener siempre la seguridad operativa.

El uso personal limitado de herramientas como computadoras, correo electrónico, teléfonos e Internet puede ser aceptable dentro de lo razonable, siempre que dicho uso no genere costos excesivos y no interfiera con nuestras responsabilidades laborales.

Al utilizar dispositivos de la empresa, queda prohibido crear, visualizar, almacenar, solicitar o distribuir cualquier material de naturaleza ofensiva, ilegal o inapropiada. Esto incluye material intimidatorio, amenazante, abusivo, discriminatorio o sexualmente explícito.

Actividades políticas

Si bien los empleados pueden y deben participar en el proceso político, dicha participación debe ser legal en su jurisdicción. No podemos realizar actividades políticas en las instalaciones de la empresa, utilizar recursos de la empresa para dichas actividades ni participar en ellas durante nuestro horario laboral. Podemos realizar contribuciones políticas, ya sea directamente o a través de comités u otras entidades en las que participe Núbol Solutions, siempre que las contribuciones sean legales y hayan sido aprobadas previamente por el departamento Legal. Debemos asegurarnos de que nuestras actividades políticas personales no se interpreten como actividades en nombre de Núbol Solutions, no identifiquen a la empresa como participante ni la asocien de otro modo con dicha actividad.

Al realizar una afirmación, los empleados deben identificar claramente que se trata de su opinión personal y que no la hacen en nombre de Núbol Solutions.

Las contribuciones políticas solo se aprueban cuando lo permite la ley local y deben autorizarse de acuerdo con la ruta de autorización de donaciones en nuestra política de transacciones con partes relacionadas.

SOBRE LA GESTION ADECUADA DE LA INFORMACION

Privacidad de Datos y Protección de la Información

Núbol Solutions se compromete a cumplir con las leyes internacionales de protección de datos establecidas para proteger la información personal de terceros. El tratamiento correcto y lícito de la información personal inspira confianza en la organización y ayuda a respaldar el éxito de las operaciones comerciales.

Proteger la confidencialidad e integridad de la información personal es una responsabilidad crítica que sienta las bases para relaciones comerciales confiables.

Aunque muchos de nuestros procesos comerciales internos requieren la recopilación o el procesamiento de información personal, debemos reconocer que las leyes de privacidad en los diversos países en los que operamos exigen que Núbol Solutions sea transparente sobre las bases legales en las que se apoya para el tratamiento de dicha información.

Por lo tanto, debemos procesar los datos personales de manera justa y lícita, ofreciendo acceso a ellos dentro de nuestra organización solo cuando sea estrictamente necesario.

Al personal de Núbol Solutions que maneja habitualmente datos personales se le concede acceso a estos solo cuando es estrictamente necesario. Siempre que Núbol Solutions deba compartir datos personales con terceros debido a una necesidad contractual, nos aseguramos de que cumplan con los mismos términos estrictos y obligaciones de confidencialidad que nosotros cumplimos. Debemos contar con procedimientos especiales para abordar incidentes en los que los datos personales puedan estar en riesgo debido al acceso no autorizado, la divulgación o la pérdida de información; el personal pertinente de Núbol Solutions debe estar debidamente familiarizado con estos procedimientos.

Si bien aspiramos a mejorar continuamente, y el uso de la información para mejorar nos mantiene competitivos, debemos proteger toda la información y los recursos.

La información que utilizamos en nuestras actividades diarias puede incluir información confidencial que siempre debemos proteger de la divulgación a cualquier persona que no esté autorizada para acceder a ella.

Debemos proteger toda la información confidencial y asegurarnos de que no haya acceso ni uso no autorizado de la misma.

Si es necesario divulgar o entregar información confidencial a otros miembros del personal de Núbol Solutions, debe notificar al destinatario sobre su naturaleza confidencial.

No debemos compartir información confidencial con ningún tercero, excepto cuando esté autorizado y sea requerido por razones comerciales. Cualquier persona externa a Núbol Solutions que reciba esta información debe firmar un acuerdo de confidencialidad. En todos los casos en los que se comparta información confidencial, debemos informar a nuestro supervisor inmediato, al departamento Legal y al responsable de la información antes de divulgarla. Los supervisores deben asegurarse de que todos los miembros de sus equipos cumplan con las políticas de la empresa relacionadas con la protección de la información.

También debemos proteger nuestros sistemas y redes teniendo cuidado de no revelar contraseñas ni permitir accidentalmente el acceso a ninguno de estos recursos.

El personal de Núbol Solutions, los terceros y los auditores legales internos y externos comparten el deber de mantener dicha información bajo confidencialidad.

Cuando las autoridades gubernamentales soliciten información confidencial, solo podremos proporcionársela si la solicitud es por escrito, cumple con los requisitos legales aplicables y es aprobada por nuestro supervisor inmediato, el departamento Legal y cualquier otro departamento relevante.

Finalmente, tenemos la obligación de proteger la información confidencial de empleadores anteriores y otros terceros. Debemos respetar los derechos de propiedad y otra información patentada de otras empresas y no infringir materiales o documentos sujetos a derechos de autor o propiedad intelectual. Asimismo, tenemos la obligación de proteger la información confidencial de Núbol Solutions incluso después de dejar la empresa.

Si tiene alguna inquietud sobre el manejo de esta información, debe consultar a su supervisor inmediato, al departamento Legal, al responsable de la información o presentar un reporte o inquietud a través de los canales oficiales.

Uso de información privilegiada

Nunca debemos comprar ni vender acciones de Núbol Solutions mientras estemos en posesión de información privilegiada no pública sobre la empresa. Jamás debemos “dar consejos” ni compartir información privilegiada no pública, incluso cuando no tengamos la intención de obtener un beneficio para nosotros mismos o para otros.

Propiedad intelectual

En la búsqueda de la excelencia y al desafiarnos a nosotros mismos, encontramos inspiración y obtenemos resultados. Al formar parte de Núbol Solutions, estos resultados pertenecen a nuestra empresa.

Cualquier invención, mejora, innovación o desarrollo que generemos como resultado directo o indirecto de nuestras responsabilidades laborales pertenece a Núbol Solutions, sujeto a la legislación local.

Debemos garantizar que la propiedad intelectual de Núbol Solutions esté protegida y capturar la innovación para asegurar que ofrecemos un valor añadido y tenemos libertad para operar.

El departamento de Propiedad Intelectual Corporativa y el departamento Legal son responsables de la gestión, registro, mantenimiento y patentamiento de la Propiedad Intelectual de Núbol Solutions; por lo tanto, las unidades de negocio deben comunicarse con dichos departamentos para cualquier asunto relacionado y abstenerse estrictamente de tomar cualquier medida por cuenta propia. Núbol Solutions reconoce y respeta la Propiedad Intelectual de terceros y busca prevenir y evitar las consecuencias de posibles infracciones de sus derechos. Todo el personal de Núbol Solutions debe abstenerse estrictamente de cualquier uso de Propiedad Intelectual de terceros sin la autorización previa del departamento Legal.

Registro completo y preciso

Actuar con integridad significa que registramos todos los datos de manera precisa y completa.

Tenemos el deber de proporcionar a nuestros grupos de interés información correcta y completa de manera oportuna. Cualquier persona responsable de los registros financieros o de cualquier otro registro o informe de Núbol Solutions debe asegurarse de que dichos registros reflejen con precisión nuestras actividades comerciales, estén respaldados por evidencia y sean completos, exactos y oportunos. Además, debemos seguir todas las políticas y procedimientos de contabilidad y gestión de registros aplicables al preparar toda la documentación relacionada.

Si tiene conocimiento de algún registro incompleto o inexacto, o tiene inquietudes sobre un registro, debe informarlo a su supervisor inmediato y a través de la línea ETHOS.

Comunicación y uso de redes sociales

Queremos expresar correctamente nuestra pasión por Núbol Solutions y nuestra misión, pero si somos contactados por una parte interesada, inversor, analista, ONG o miembro de los medios de comunicación, debemos dirigir dichas solicitudes de inmediato a nuestro departamento de Comunicación Corporativa y Relaciones Públicas.

Solo los portavoces oficiales de Núbol Solutions están autorizados para proporcionar información corporativa a los medios, analistas y otras partes externas.

No debemos hacer declaraciones fuera de Núbol Solutions sobre el desempeño o las iniciativas de la empresa, ni sobre cualquier otro asunto interno. Debemos mantener seguros todos los asuntos confidenciales; cualquier presentación o discusión externa relacionada con nuestro negocio debe ser revisada y aprobada con antelación por nuestro departamento de Comunicación Corporativa y Relaciones Públicas. No debemos participar en ninguna actividad en línea que pueda dañar la reputación de Núbol Solutions. Tenga en cuenta que es necesario obtener la aprobación del departamento de Comunicación Corporativa y Relaciones Públicas para crear o utilizar cuentas de Núbol Solutions en cualquier sitio de redes sociales, y solo las personas autorizadas pueden hacerlo.